ArtikelDie Reporting-Fabrik: Kann man Controlling automatisieren? – So gelingt KMUs der Einstieg in ein professionelles Controlling
Automatisierung ist nichts Neues, denn der Mensch tendiert dazu, Dinge zu vereinfachen. Häufig werden durch Automatisierung wertvolle Dinge, deren Herstellung arbeitsintensiv ist, einer größeren Masse zugänglich gemacht – sie werden „demokratisiert“.
Gibt es eine Analogie zu Controlling und Digitalisierung?
Kann man Controlling automatisieren?
Die originäre Aufgabe des Controllings ist, bei der Unternehmenssteuerung zu unterstützen. Zwei Kernaufgaben sind Planung und Reporting. Beide Aufgaben haben einen repetitiven und einen kreativen Teil.
Was ist repetitiv?
- Datensammlung
- Datenbereitstellung
- Datenvalidierung/ Qualitätskontrolle
- Berechnung der Kennzahlen
- Erste Standardanalysen
- Berichterstellung
- Versand
Diese Aufgaben sind zeitaufwendig und damit teuer. Gleichzeitig sind sie in Form eines Prozesses gut modellier- und automatisierbar.
Was ist kreativ?
- Inhaltliche Konzeption (Aufbau, Darstellung …)
- Tiefergehende Analyse
- Kommentierung
- Ableitung von Maßnahmen
- Planung
Diese Aufgaben schaffen Mehrwert, denn sie helfen, die Unternehmensziele zu formulieren, den Weg dorthin zu beschreiben, Hindernisse zu identifizieren und Lösungen zu finden.
In der Praxis ist festzustellen, dass die repetitiven Aufgaben häufig mehr Zeit in Anspruch nehmen als die kreativen Aufgaben. Das macht Controlling teuer und führt zu ungenutzten Potentialen.
Riesige Chancen für kleine und mittlere Unternehmen ohne Controlling
Die Digitalisierung hilft, Prozesse zu automatisieren. Gerade kleinen und mittleren Unternehmen bietet sie die Chance, professionelles Controlling zu nutzen.
Warum?
- Prozesse werden günstiger, da sie weniger Arbeitszeit bedürfen, und sind somit auch für kleinere Unternehmen leistbar
- Digitale Prozesse beinhalten Know-how, d. h., der Nutzer muss kein Experte sein, sondern wird durch die Prozessschritte geführt
Plakativ ausgedrückt demokratisiert die Automatisierung so das Controlling.
Mehrwert bei Excel-Strukturen
Sind Berichtswesen und Planung bereits etabliert, können repetitive Prozesse automatisiert werden. Es wird Zeit für die wertschöpfenden Tätigkeiten gewonnen.
Weitere Vorteile:
- Erhöhung der Flexibilität, bspw. bei Änderungen im Cockpit
- Steigerung der Datenqualität
- Risikoabsicherung durch Verlagerung des technischen Know-hows von den Erstellern der Excel-Tabellen in die Organisation
Das kreative Know-how, das in den Excel-Tabellen steckt, kann in die digitalen Lösungen überführt werden.
Mehr zum Thema wie Automatisierung, Machine Learning und Algorithmen bisher bekannte Controlling-Prozesse auch in KMU optimieren und zukunftsfähig aufstellen können, erfahren Sie in „Zukunftorientiertes Controlling“.
