logo

ArtikelMittelständische Unternehmen steuern – welche Tools helfen Geschäftsführern? Teil 1

Florian Fahr, der Gründer und Geschäftsführer von MEE Controlling sagt, MEE bietet „fertige Finanzstrukturen“, ist schlüsselfertig und in kürzester Zeit in Unternehmen einsetzbar. Wow, habe ich gedacht, schauen wir doch mal, was dahintersteckt.

Gemeint ist lt. Florian der „Controlling-Cycle“, dazu blicken wir kurz auf das, was gemeinhin unter Controlling verstanden wird:
IST- und Abweichungs-Kontrolle, Planung und Steuerung eines Unternehmens auf Basis valider Daten, seien es Finanzdaten aus der Warenwirtschaft, Umsatzdaten aus dem Vertrieb, Personalstammdaten aus dem HR-System, u.a.

  • Diese Daten müssen in der Regel zunächst für die Berichterstattung der IST-Situation (Reporting) passend und verfügbar gemacht werden.
  • Sodann wird meist auf dieser Basis eine Planungs-Ebene erstellt, ob als Jahresbudget, rollierender Forecast (FC), Detail- oder Mehrjahres-Plan.
  • Ohne kontinuierlichen Vergleich von IST- und PLAN- oder FC-Szenarien ist keine Anpassung (Steuerung) an die aktuelle Entwicklung möglich.

Aus diesem Controlling-Kreislauf folgt eine ständige Anpassung der eingesetzten Ressourcen zur Erreichung der Unternehmens-Ziele.

Controlling-Funktionen werden in Unternehmen auf unterschiedliche Weise umgesetzt. Sehen wir uns eine mögliche Vorgehensweise am Beispiel eines wachsenden Unternehmens an:

Ihr Unternehmen ist jung und/ oder hinsichtlich Umsatz, Anzahl Mitarbeiter und Unternehmens-Funktion im Wachstum. Die Branche, in der Sie tätig sind, ist nicht entscheidend. Als produzierendes Unternehmen sind sie sehr gut aufgehoben bei MEE, das gilt aber auch für viele weitere Branchen. Dann haben Sie möglicherweise die Bearbeitung Ihrer Buchhaltung und Bearbeitung/ Beratung in Steuerfragen an Ihren Steuerberater gegeben.

Dafür gibt es gute Gründe:

  • Kein Know-how-Aufbau nötig
  • Unterstützung in fachfremden Fragen (Steuern, Buchhaltung, teilweise betriebswirtschaftlich)
  • keine Investition, Kosten fallen gleichmäßig und planbar an

Es spricht viel dafür, es so zu machen! Wenigstens ein Vorteil wandelt sich vielleicht doch mal in einen Nachteil: Kein Know-how-Aufbau! Generell wollen wir uns bei den hier vorgestellten Szenarien jedoch auf die jeweiligen Vorteile konzentrieren.

Erreicht Ihr Unternehmen eine gewisse Größe, bleibt der Steuerberater 1. Wahl für die Unterstützung in Steuerfragen, die Buchhaltung wird zunehmend zurück in das Unternehmen geholt. Vermutlich nutzen Sie dann ein reines Buchhaltungsprogramm oder ein umfangreicheres Warenwirtschafts-System (ERP). Sie und Ihre Mitarbeiter bauen Know-how in Buchhaltung und Bilanzierung auf, damit Sie Ihre Bilanz- und Handelsrechtlichen Anforderungen erfüllen können.

Ihr ERP-System liefert mehr schlecht als recht Analysen Ihrer Kunden- und Produktstruktur (Vertrieb), weil es dafür nämlich gar nicht gemacht ist. Immerhin erstellen Sie damit eine GuV (Betriebsergebnis) oder auch eine Bilanz Ihrer Anlagegüter, Vorräte und anderer Vermögenswerte. Als Vorteil erkennen wir:

  • Software bringt Struktur in Finanz- und andere Stammdaten
  • Software bringt Struktur in Finanz- und andere Stammdaten,
  • Know-how wird im Unternehmen aufgebaut

Für wen machen Sie das? Zur Erfüllung der Anforderung Dritter (Finanzamt, Banken, Anteilseigner, Wirtschaftsprüfer u.a.).

Wie erstellen Sie individuelle Analysen, um rentable Vertriebszweige, Produkte und Kunden zu erkennen? Unterstützt Sie Ihr ERP-System im Planungsprozess? Wer gibt Ihnen Tipps bzgl. Kostencontrolling, Working-Capital-Ermittlung oder Liquiditätsplanung (mit Szenarien)? Also alles, was Ihnen hilft, Ihr Unternehmen erfolgreich zu führen, die Ertragskraft zu stärken und die ganze Organisation fit für Herausforderungen der Zukunft zu machen?

Ein ERP-System kann das in der Regel nicht, eine reine Buchhaltungs-Software schon gar nicht. Deren Stärken liegen in der Strukturierung und Automatisierung anfallender Geschäftsvorfälle sowie der standardisierten Bereitstellung von IST-Daten, was uns direkt zu einem weiteren Software-Werkzeug führt: Der Datenanalyse- und Reporting-Software aus dem Fachbereich der sog. Business-Intelligence (BI).

Der BI-Markt ist unübersichtlich, die versprochenen Vorteile ähneln sich häufig. Im Funktions-Umfang gibt es große Unterschiede unter den Herstellern: Software-Pakete, die mehrere Unternehmens-Funktionen abdecken (Reporting, Planung, Konsolidierung, Analyse, KI u.a.), aber auch Angebote mit thematisch enger gefasster Funktionalität. Stellvertretend für letzteres sehen wir uns Power-BI von Microsoft an.

Microsoft verspricht Analysen im Handumdrehen, leichte Bedienung, viel Funktionalität zu geringen Kosten. Soviel können wir vorwegnehmen: Es ist ein Analyse-Werkzeug mit unglaublich weitreichender Funktionalität, das sich zu recht stark wachsender Verbreitung erfreut. Uns geht es an dieser Stelle nicht um einen fundierten Test, sondern um eine kurze Charakterisierung der Möglichkeiten von Power-BI im Kontext Steuerberater, ERP und MEE.

Hier endet der erste Teil meines Beitrags „Mittelständische Unternehmen steuern – welche Tools helfen Geschäftsführern? Im zweiten Teil schauen wir uns Power-BI und MEE genauer an.